Comment faciliter le financement des formations par les OPCO ?
Quelles dépenses et quelles formations sont concernées ?
Les dépenses sont essentiellement les coûts pédagogiques des formations.
Les formations concernées sont les formations professionnelles de tous les actifs à partir de 16 ans et en lien avec un employeur, que ce soit pour ses salariés ou pour les apprentis qu’il accueille.
Un organisme de formation ne pourra faire financer que les catégories d’actions de formation couvertes par sa certification Qualiopi, par exemple :
– Des contrats d‘apprentissage et des contrats de professionnalisation en alternance proposés par les centres de formation d’apprentis (CFA) ainsi que toutes les dépenses afférentes (cela représente souvent plus de 90% des dépenses de fonctionnement des CFA),
– Des bilans de compétences, plan de développement, et autres actions de reconversion,
– Des validations des acquis par l’expérience (VAE),
– Des formations qualifiantes, certifiantes ou diplômantes.
Comment obtenir un financement des formations par les OPCO ?
Il existe 2 modalités :
a. L’entreprise règle la formation à son organisme de formation et se fait rembourser par son OPCO tout ou partie de cette formation.
b. L’OPCO règle directement la formation à l’organisme de formation. La seconde modalité appelée subrogation a les faveurs de l’employeur qui n’a ni l’avance de trésorerie, ni le coût administratif à assumer. Elle séduit moins les organismes de formation qui doivent alors supporter des délais de règlement qui se situent souvent entre 3 et 6 mois après la fin de la formation.
Le niveau de prise en charge de l’OPCO est fixé par les branches professionnelles. Pour les entreprises de moins de 50 salariés, l’OPCO peut prendre en charge les dépenses au-delà du montant forfaitaire.
A noter qu’il existe d’autres financeurs pour le particulier :
– Par le compte personnel de formation (CPF) d’un particulier (salarié ou non)
– Par Pôle Emploi (qui agit comme l’OPCO des demandeurs d’emploi)
A quel OPCO faut-il s’adresser ?
C’est toujours l’OPCO à laquelle a adhéré l’employeur en fonction de sa convention collective (repérée par son IDCC ou son code NAF).
Il existe aujourd’hui 11 OPCO rassemblant les 329 branches professionnelles de ces employeurs. Leur liste a donc été considérablement réduite, presque de moitié, par rapport aux anciens OPCA. Cette réduction reflète la volonté par le ministère du travail de consolidation des acteurs de l’écosystème de la formation professionnelle en France. Les projets de financement des formations par les OPCO sont de plus en plus encadrés.
Quelles sont les règles d’or à respecter pour obtenir un financement des formations par les OPCO ?
Les règles d’or sur lesquelles chaque organisme de formation doit porter une vigilance particulière s’il veut éviter des retards de paiements par l’OPCO de référence sont les suivantes :
1. L’organisme de formation doit être certifié Qualiopi, avoir son numéro de déclaration d’activité (NDA), donc être à jour de son bilan pédagogique et financier (BPF), et respecter les critères du référentiel Qualiopi
2. L’organisme de formation doit être enregistré auprès de l’OPCO (à la demande du client donneur d’ordre) et utiliser les modèles de documents parfois imposés par cet OPCO.
Avant la formation, pour la demande préalable de prise en charge de la formation à déposer
3. La demande préalable doit être acceptée par l’OPCO avant de démarrer la formation
4. Elle doit comporter une convention de formation respectant les exigences du référentiel Qualiopi (s’adresser à son OPCO pour le vérifier en fonction de la nature de l’action de formation)
5. Avec le planning détaillé et individualisé de la formation en cas de cursus s’étalant sur plusieurs mois, voire plusieurs années
6. Certains OPCO demandent de faire figurer la liste complète des stagiaires
7. Plusieurs pièces administratives (RIB, pièce d’identité, formulaires divers) doivent être jointes en fonction de la nature de l’action de formation
8. Le montant à financer doit respecter les taux horaires « conventionnés » par les branches professionnelles, et être détaillé en heures de formation pour permettre à l’OPCO de le vérifier
9. Ce montant ne doit pas dépasser le budget formation disponible pour le client donneur d’ordre (et des fonds disponibles de l’OPCO). Ce budget, annuel et non reconductible, impose une vigilance particulière pour les dossiers présentés en fin d’année.
Après la formation, pour obtenir son règlement
10. Les feuilles d’émargement doivent être complètes : signées par l’animateur (ou les animateurs) et par tous les stagiaires, pour chaque demi-journée de formation (matin et/ou après-midi).
11. Certains OPCO n’acceptent encore que les feuilles d’émargement manuscrites et pas digitales, et exigent de ce fait, pour les formations en distanciel, des attestations de présence signées par le formateur.
12. La (ou les) facture(s) avec toutes les mentions requises : montants HT et TTC, destinataire…
13. Ne pas oublier de relancer l’OPCO même s’il vous indique inutile de le faire.
14. Après la réalisation complète de l’action de formation, demander à l’OPCO son appréciation de la prestation et le relancer au moins une fois (en garder la preuve car c’est un critère du référentiel Qualiopi).
Quelles fonctionnalités attendre d’un logiciel de gestion de formation ?
- La base de contacts personnalisable permettant d’identifier pour chaque client donneur d’ordre son OPCO et tous ses interlocuteurs
- Le paramétrage de tous les cas de figure : sur chaque formation (typologie) et sur la situation de chaque participant au moment de la formation (qui peut varier d’une formation à une autre)
- Les checklists de constitution de dossier pour en vérifier la complétude
- Le suivi des dossiers auprès des OPCO : avec des alertes au-delà d’un certain délai
- La relance automatique par mail auprès des OPCO après un certain délai avec des mails circonstanciés
- Les modèles de documents évolutifs (convention de formation, attestation, certificat, facture) garantissant la présence de toutes les informations réglementaires et requises.
- L’émargement en présentiel et en distanciel avec la génération de la feuille d’émargement dans tous les cas
- La facturation à destination de l’employeur ou de l’OPCO en fonction des cas
- L’espace documentaire pour lister tous les documents par action, par employeur, par stagiaire… et n’en oublier aucun.
Avec la solution KXO
Faciliter le financement des formations par les OPCO
