Le Bulletin d'adhésion, clé du Module d'adhésion

Faites du bulletin d’adhésion personnalisé et de la gestion des adhérents le moteur de votre développement. 

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Le bulletin d'adhésion pour la gestion des adhérents

La gestion des adhésions concerne toutes les associations, qu’il s’agisse de fédérations et autres clubs de particuliers ou d’entreprises, qui proposent à leurs adhérents des services exclusifs ou privilégiés.

Cet enjeu suppose d’intégrer les fonctionnalités suivantes :

  • Le fameux bulletin d’ adhésion, individuelle ou collective
  • Les campagnes de communication ciblée auprès des adhérents / non adhérents
  • La tarification, les paiements et la facturation avec tous les critères et les mentions pertinentes
  • L’offre évènementielle différenciée auprès des adhérents ou non adhérents, avec la volonté de privilégier les premiers et de convertir les seconds.

Les informations obligatoires à faire figurer sur votre bulletin d' adhésion

Afin de pleinement remplir son rôle, le bulletin d’association doit obligatoirement faire figurer un certain nombre d’informations sur les 2 parties, l’association et l’adhérent.

Concernant l’association, le formulaire d’adhésion doit faire apparaitre :

  • La dénomination de la structure,
  • L’adresse postale du siège ;
  • Les informations concernant la cotisation ou le droit d’entrée à payer à l’adhésion : montant, date de validité, le mode de paiement (par chèque, par virement ou en espèces) ;
  • Les documents requis de la part de l’adhérent (enveloppe timbrée, justificatif d’identité, photo d’identité, certificat médical, etc.) ;

Concernant l’adhérent, les informations à renseigner, dans l’espace adhérent, différent selon qu’il s’agit d’une personne physique ou d’une personne morale.

Pour un particulier :

  • Les coordonnées de l’adhérent : nom, prénom et adresse exact (code postal et ville de résidence)
  • La date de naissance ;
  • Le contact (adresse email et numéro de téléphone).
 

Pour une personne morale :

  • La raison sociale (autrement dit le nom de l’entreprise) ;
  • Le numéro SIREN ;
  • La forme juridique de l’entité ;
  • Le site web ;
  • Les contacts (adresse mail et/ou téléphone).
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Le formulaire d’ adhésion, également appelé fiche d’ adhésion, doit respecter le RGPD (règlementation générale sur la protection des données), et peut insérer la mention suivante :

En vertu de la loi numéro 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’association s’engage à ne pas utiliser les informations personnelles de l’adhérent à des fins commerciales ou à les céder à des tiers.

Qui doit signer le formulaire d'adhésion ?

Le bulletin d’adhésion doit être signé par les 2 parties : l’adhérent et l’association. Cette signature officialise l’accueil du nouveau membre pour l’association. L’adhérent contractualise ainsi son souhait de la structure, en acceptant de facto  l’objet, les statuts et le règlement intérieur de l’organisme.

Autres fonctionnalités du module d'adhésion de KXO

Campagnes de communication ciblées

L’association dispose du moteur de mailing de KXO qu’elle peut utiliser vis-à-vis de ses interlocuteurs, adhérents ou non, avec notamment :

  • Des mails distinctifs aux adhérents ou non adhérents et, sur tous les évènements ouverts aux non-adhérents, des tarifs préférentiels qui pourront motiver les non-adhérents à le devenir.
  • Des campagnes d’adhésion: pour chercher à susciter rapidement les nouvelles adhésions
  • Des campagnes de réadhésion: avec des mails personnalisés diffusés automatiquement à chaque adhérent à l’approche de la fin de sa période d’adhésion (fixe ou variable).

Module d'adhésion : Tarification, paiement et facturation adaptés

KXO permet une tarification de l’adhésion basée sur autant de critères que souhaités par l’association : ancienneté, taille, typologies diverses…, avec des remises éventuelles (en fonction du nombre ou de la période d’adhésion) et enfin, pour les évènements, une tarification tenant compte d’un prix ou d’une remise pour les adhérents, en affichant ostensiblement ces conditions motivantes.

KXO permet, pour le futur adhérent, un paiement sécurisé en carte bancaire, en virement ou chèque de manière à faciliter et accélérer le règlement des cotisations.

Enfin pour la facturation, KXO permet de distinguer les appels à cotisation (de type proforma) des factures avec des modèles et des codifications différents.

Offre évènementielle différenciée

KXO permet de proposer certains évènements aux seuls adhérents et d’en ouvrir d’autres au non-adhérents, avec la volonté de convertir les seconds.

Cette offre, gérée dans KXO, peut être affichée sur le site Internet de l’organisme associatif, là où ses clients et prospects ont l’habitude de retrouver l’information qui les concerne, avec l’objectif d’élargir l’audience.

KXO permet à l’association d’automatiser tout le processus lié à chaque évènement :

  • Lancer les invitations à sa base de contacts avec des mails différenciés
  • Permettre une inscription en quelques clics avec confirmation par mail de chaque inscription et paiement éventuel dans la foulée + facturation automatique
  • Relancer ceux qui n’ont pas répondu
  • Rappeler l’évènement avec un éventuel compte à rebours (J-7, J-2, J-1)
  • Recenser les présents et les absents (avec des lecteurs de tickets avec QR code si besoin)
  • Remercier les présents et donner une 2e chance aux absents
  • Faire évaluer l’évènement avec un questionnaire en ligne.
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Avantages du bulletin d' adhésion par KXO

Bulletin d’ Adhésion personnalisable

Logiciel de formation automatisable et simple

Le bulletin d’ adhésion est accessible sur une page publique qui peut être affichée depuis le site Internet ou un lien dans un mail d’invitation.

La page permet, en plusieurs onglets personnalisables, la collecte des informations utiles à celui qui souhaite adhérer : pourquoi adhérer, pour qui, combien, la foire aux questions, etc. Ainsi qu’un bouton call-to-action ADHÉRER présenté lisiblement sur cette page et à d’autres endroits du site où le non adhérent peut avoir envie de le devenir.

Le bulletin d’adhésion présente en ligne tous les champs que l’association a besoin de faire renseigner et qui a souvent un impact direct sur le tarif de son adhésion. Ce formulaire est totalement personnalisable à la liberté de l’association. KXO offre une facilité très appréciée en affichant les valeurs précédemment renseignées lors des adhésions précédentes : pas besoin pour l’adhérent de re-saisir ses informations mais seulement de modifier celles qui doivent l’être.

L’adhésion peut être individuelle et concerner une personne physique, ou collective et concerner une personne morale (et tout ou partie de ses salariés).

La période d’adhésion peut être fixe (jusqu’au 31 décembre de l’année d’adhésion par exemple) ou variable (pour N mois à compter de la date d’adhésion par exemple.). KXO gère pour chaque adhésion une date de fin d’adhésion.

Une fois que la personne (physique ou morale) a adhéré, elle est reconnue dans la base (contacts ou entreprises) comme adhérente et peut donc bénéficier de tarifs préférentiels.

Pilotage de l’activité

Grâce au module d’adhésion de KXO, l’association dispose d’un tableau de bord en temps réel affichant chaque indicateur clé avec la valeur annuelle ou mensuelle et la ventilation par typologie.

Les indicateurs clés sont généralement le nombre d’adhérents et non adhérents, le nombre d’évènements, le chiffre d’affaires facturé et recouvré, le taux de satisfaction.

Un reporting mensuel ou annuel, personnalisé lui aussi, peut être généré.

Performance du module d’adhésion de KXO

A titre d’exemple, grâce à KXO, une association cliente a pu en un an :

  • Doubler son activité d’évènement
  • Augmenter de 20% son nombre d’adhérents
  • Diviser par 2 son délai de recouvrement des adhésions.

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