Simplifier la vie des organismes de formation

Les organismes de formation sont unanimes lorsqu’ils expriment leur besoin N°1 pour la gestion de leurs formations : « Rester simple : On ne veut pas d’usine à gaz ! ». Ou pour les plus anglophones d’entre eux : « Keep it simple and stupid (KISS) ». Pourquoi ? Parce que les organismes de formation veulent maîtriser le temps dévolu à la gestion administrative de leurs actions de formations pour le réallouer à des tâches plus motivantes (concevoir et animer des formations) ou plus stratégiques (prospecter de nouveaux clients et vendre de nouvelles formations)

Pourquoi tout n’est pas simple pour les organismes de formation ?

Plusieurs facteurs contribuent néanmoins à complexifier les choses. Pour n’en citer que quelques-uns :
– La transformation digitale du métier de la formation qui contribue à multiplier les outils, les médias … et les réunions avec ces incompréhensibles informaticiens 😉
– Les contraintes réglementaires et obligations légales, Qualiopi en tête, qui imposent plus de questionnaires (positionnement et besoins, acquis, évaluation à chaud et à froid…) et de documents (convocation, émargement, attestation…)
– Les exigences des clients qui réclament plus d’informations (conventions clients, feuilles d’émargement…) et de reporting
– La multiplication des financements (CPF, OPCO, Pôle Emploi…) avec qui échanger toujours plus de dossiers de recevabilité
– Enfin, la spécificité de chaque organisme de formation qui se distingue par son contexte, sa culture et ses enjeux, et qui accepte parfois difficilement de changer ses pratiques.
Ces changements sont inéluctables : Revenir au papier et au crayon n’est pas une option… pas plus que chercher une baguette magique. Alors comment faire ?

Ce qui peut réellement être simplifié pour les organismes de formation ?

Les règles à suivre sont connues, il s’agit simplement (!) de ne pas les oublier : – Ne pas réinventer la roue : prévoir des modèles de formations, de documents, de présentations et de courriels qui seront réutilisés pour chaque formation du même type – Eviter les re-saisies : ne pas demander à un utilisateur de re-saisir plusieurs fois la même information, ça l’énerve 😉 – Les ordinateurs ont plus de mémoire que nous : leur déléguer toutes les tâches automatisables (mails automatiques de confirmation, de rappel, de relance…) – Ce qui est simple dehors est souvent complexe dedans : Personne n’imagine que fabriquer un téléphone ou une voiture est simple, alors que leur utilisation doit absolument l’être (même si elle l‘est moins en cas de panne). Pour une formation, l’inscription doit être aussi simple que possible pour le client et l’apprenant, même si c’est au prix d’un paramétrage plus complexe pour l’administrateur qui doit prévoir tous les cas. – L’exception ne doit pas être la règle : Les valeurs par défaut doivent correspondre aux cas les plus fréquents, et les cas d’exceptions peuvent justifier un peu plus de complexité – Parler dans sa langue naturelle : le logiciel doit être personnalisable pour utiliser les termes de l’organisme de formation et ne proposer que les valeurs qui sont pertinentes pour lui – Qui peut le plus ne peut pas toujours le moins : privilégiez un logiciel spécialisé sur les formations plutôt qu’un logiciel généraliste qui vous explique qu’il peut tout faire.

Par quoi commencer ?

Dans le domaine de la formation professionnelle, la première étape est un inventaire des besoins à partir d’une classification : – Typologies de clients, apprenants, formations, formateurs – Règles d’affectation et de facturation – Etapes du processus, depuis la demande de formation et sa validation jusqu’à sa mise en œuvre, sa facturation et son règlement. La seconde est de choisir un logiciel spécialisé qui réponde en théorie à ces besoins de façon personnalisée, c’est-à-dire en adaptant ce logiciel à vos besoins et pas l’inverse. La troisième étape est d’expérimenter ce logiciel sur une formation type et représentative, ni la plus complexe, ni la plus simple, puis de l’enrichir progressivement à des cas plus complexes.

Quelles sont les difficultés à prévoir dans le choix d’un logiciel de formation ?

Tester le logiciel dans votre environnement : les démos se déroulent toujours parfaitement, parce que les démonstrateurs connaissent la logique de l’outil et la suive pendant leur présentation, en toute bonne foi. Les choses se compliquent pour vous qui avez vos pratiques, vos habitudes, votre logique qui n’est pas toujours celle du logiciel.

Quels avantages à se faire accompagner ?

Le démarrage d’un logiciel dans une entreprise est comme le décollage d’un avion : c’est souvent là que les problèmes se posent et deviennent vite irréversibles s’il y a crispation puis blocage des utilisateurs. C’est pour cette raison qu’il est important de mobiliser plus de ressources pendant cette phase cruciale et de prévoir un déploiement progressif, en commençant par une cible (de formateurs et de clients) plus facile et volontaire. Il peut être pertinent de prévoir à ce moment-là l’intervention d’experts du logiciel pour accompagner ces premiers pas, faciliter la personnalisation de l’outil, reprendre l’historique des formations depuis le 1er janvier de l’année en cours et, in fine, pour atteindre dans les meilleurs conditions le rythme de croisière.

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KXO Solution Formation est un logiciel de gestion de formation pensé par des formateurs pour les professionnels de la formation et se présente comme un véritable assistant virtuel.
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