Logiciel pour centre de formation
Un logiciel de gestion de formation devient aujourd’hui indispensable pour accompagner la croissance de votre organisme de formation.
Il vise à faire gagner du temps, et à stimuler le développement d’une activité.
Pour choisir le bon logiciel Centre de Formation, les professionnels de la formation doivent précisément se renseigner pour identifier celui qui sera le plus complet, le plus adapté, le plus efficace
Qu’est-ce d'abord qu’un logiciel de gestion ?
Un logiciel de gestion intégré (ERP pour Enterprise Resource Planning en anglais ou PGI progiciel de gestion intégré) est une solution informatisée d’optimisation de votre gestion d’entreprise.
Le logiciel de gestion de la relation client (CRM en anglais pour Customer Relation Management) est un autre logiciel, pour la prospection et le suivi commercial, parfois distinct parce qu’utilisé par les commerciaux quand le premier est celui des administratifs, avec des problématiques complexes de synchronisation entre les deux.
Donc pour les TPE / PME, c’est un seul et même outil qui doit assumer les deux fonctions… et il n’est pas toujours facile de choisir le meilleur des deux mondes.
Le logiciel de gestion est donc un outil complet, fiable et simple d’utilisation, pour vous faire gagner du temps et de la productivité, grâce à un suivi quotidien et à de nombreuses fonctionnalités comme : :
· Des agendas partagés des évènements et des ressources pour une meilleure organisation entre vos collaborateurs
· Un module de facturation et de suivi des règlements pour réduire les délais de paiement
· Une base de contacts pour les repérer, les catégoriser et les mettre à jour
· Un moteur d’e-mailing pour envoyer des courriels plus facilement de façon massive (à des centaines ou des milliers de contacts à la fois) et automatisée (avant, pendant ou après chaque évènement)
· Une base documentaire pour stocker et partager les documents avec toutes vos parties prenantes, internes et externes.
Quelles sont les problématiques des organismes de formation ?
La pandémie du Covid a mis en évidence plusieurs problèmes auxquels sont confrontés les organismes de formation. Dans la majeure partie des cas, les défis sont accentués chez ceux qui ne disposent pas de logiciel de gestion de formation.
48 % des organismes de formation déclarent avoir rencontré des problèmes avec les supports d’enseignement mis à disposition.
24 % des stagiaires ont eu des difficultés à accéder aux formations à distance (pas d’ordinateur, connexion internet insuffisante).
35% des centres ont dû suspendre partiellement ou totalement leur activité à cause de l’absence de ressources pédagogiques compatibles avec la formation à distance.
53% déclarent avoir besoin de la mise à disposition de contenus pédagogiques pour travailler avec leurs apprenants pendant le confinement et après, en complément du présentiel.
47% identifient des besoins en plateforme LMS (Learning Management System) pour faciliter le travail à distance avec les apprenants, à noter, 32 % soulignent des besoins en outils de web-conférence.
Qu’est-ce qu’un bon logiciel Centre de Formation pour les organismes de formation ?
Pour les organismes de formation, un bon logiciel de formation est un logiciel qui leur permet d’optimiser leur gestion commerciale et administrative pour consacrer moins de temps à l’administratif et davantage à la production de leurs formations et à la prospection commerciale.
Ce logiciel de gestion de formation doit simplifier l’administratif de l’organisme de formation
Les organismes de formation, qui ont d’autres sujets d’importance à traiter que celui de l’administratif, ont besoin d’une solution qui :
· envoie les questionnaires aux bons participants et au bon moment et relance ceux qui n’y ont pas répondu,
· met à disposition des clients les conventions, les feuilles d’émargement et les factures, téléchargeables à tout moment,
· génère la facture au bon format avec les bons critères de tarification, et relance les clients pour chaque facture impayée.
Il doit s’adapter aux besoins de l’organisme de formation
Et non l’inverse !
Les organismes de formation doivent pouvoir choisir :
· leurs préférences de présentation de formations dans leur catalogue,
· leurs choix d’organisation pour le déroulé des sessions,
· les modèles de documents avec logo, et charte graphique et éditoriale,
· les questionnaires, au-delà des réglementaires, pour améliorer l’écoute auprès de vos clients, avec la possibilité de les envoyer manuellement ou de façon automatisée,
· les modèles de mails personnalisés pour s’adresser spécifiquement à chaque partie prenante,
· les champs personnalisés dans le CRM pour qualifier les contacts et clients et mieux les cibler en prospection et en communication,
· les indicateurs de pilotage et les critères d’analyse de votre activité.
Il doit stimuler le développement de l’organisme de formation
Le e-learning s’imposant comme une évidence, les organismes de formation doivent pouvoir déployer leur offre de formation à distance et/ou en asynchrone.
· avec une plateforme accessible en ligne à toutes vos parties prenantes, 24h/24, 7j/7, depuis n’importe quel ordinateur, téléphone ou tablette relié à Internet
· avec un catalogue public et des formations poussées vers les publics concernés par mail ou via les réseaux sociaux
· avec des modules pédagogiques dispensés en présentiel ou en distanciel, en synchrone ou en asynchrone, au rythme des apprenants
· avec le contrôle du taux de remplissage de vos sessions pour vous adapter à chaque situation (trop ou pas assez de participants) le plus tôt possible
· avec la facturation au plus tôt de vos formations, ce qui est la meilleure façon de sécuriser les participations
Quelles sont les fonctionnalités d’un bon logiciel Centre de Formation ?
4 fonctionnalités critiques sont à retenir parce qu’elles ne sont malheureusement pas toujours prévues dans les logiciels de gestion :
· offrir des espaces dédiés : aux clients, aux apprenants, aux intervenants, aux organismes de formations avec accès aux seules actions et informations autorisées
· automatiser toutes les tâches qui peuvent l’être : processus Qualiopi, envoi des questionnaires, gestion des documents, envoi des courriels de confirmation, convocation, etc. en traçant scrupuleusement le résultat individuel de chaque tâche
· intégrer le processus client complet, à la fois commercial, opérationnel et administratif, depuis la demande de formation jusqu’à son évaluation à froid
· proposer des tableaux de bord de suivi personnalisés sur les indicateurs de l’organisme de formation pour piloter l’activité de l’organisme de formation.
En conclusion
Réservé aux grandes entreprises il y a encore quelques années, un logiciel de gestion est devenu une référence, à la fois accessible et incontournable pour les TPE et PME.
Une telle solution « tout-en-un » permet en effet d’avoir une approche complète et professionnelle vis-à-vis des parties prenantes des organismes de formation et d’accompagner leur croissance.
Autre avantage non négligeable pour les organismes de formation : concentrer ses efforts et son temps sur la production de leurs formations, la prospection commerciale et le pilotage de leur entreprise.
En étant formateur, en étant certifié Qualiopi, en étant en soi un logiciel Centre de formation, KXO solution formation est le partenaire qu’il vous faut pour franchir le pas, pour réduire les tâches rébarbatives, et pour stimuler votre croissance.
