Les clés pour un bon accompagnement Qualiopi
Un bon accompagnement Qualiopi, par des experts de la formation, est souvent jugé indispensable par les organismes de formation eux-mêmes.
En effet, cette nouvelle norme de certification des organismes de formation, plus exigeante que la certification Datadock précédente, recquiert un bon accompagnement pour conserver son accréditation.
Accompagnement Qualiopi : pourquoi ?
Qualiopi s’inscrit dans une logique d’amélioration de la qualité des formations professionnelles. Le législateur cherche en effet à s’assurer du niveau de qualité des différentes prestations. En outre, il s’agit d’une contrepartie aux financements publics et mutualisés.
Pour mettre en œuvre ces budgets, les organismes doivent s’engager sur un certain niveau de qualité.
Une première avancée a été faite avec le référencement Datadock, depuis 2015. Mais certains financeurs ne l’estimaient pas suffisante.
Accompagnement Qualiopi : qui est concerné ?
La certification Qualiopi concerne les PAC (ou OPAC) qui sont les Organismes Prestataires d’Actions Concourant au développement des Compétences
Il s’agit d’organismes qui exerçent un ou plusieurs des 4 types d’actions suivants :
- actions de formation
- bilans de compétences
- actions de validations des acquis de l’expérience (VAE)
- apprentissage (Centres de formations des apprentis – CFA)
Peu importe la taille de la structure, Qualiopi s’adresse aussi bien aux formateurs indépendants qu’aux grands groupes de formation.
Quels sont les 7 critères Qualiopi pour un organisme de formation ?
À partir du 1er janvier 2022, la certification Qualiopi va simplifier et renforcer ce système de certification notamment grâce au référentiel national qualité. Ce référentiel comporte 7 critères :
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Informer les publics
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Concevoir la prestation
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Mettre en œuvre l’action de formation
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Mobiliser les moyens nécessaires
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Maîtriser les compétences des personnels
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Effectuer une veille de son environnement
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Se faire évaluer pour s’améliorer
Les 5 étapes pour se faire certifier Qualiopi ?
Déposer une demande auprès d’un organisme certificateur
Signer le contrat avec l’organisme certificateur retenu
Préparer et passer l’audit initial Qualiopi
Recevoir la certification Qualiopi
Anticiper l’audit de surveillance (18 mois après l’initial) et l’audit de renouvellement (36 mois après l’initial)
Quelles sont les difficultés lors de l’audit Qualiopi ?
Pour obtenir la certification Qualiopi, les organismes de formation doivent valider jusquà 32 indicateurs. Ces indicateurs présentés dans le guide de lecture du référentiel national qualité.
Les indicateurs Qualiopi qui posent le plus de difficultés
- Indicateur 1 : cet indicateur vous demande de diffuser une information accessible au public. Cette information doit être détaillée et vérifiable sur les prestations proposées.
- Indicateur 2 : vous devrez diffuser des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre (par exemple : taux de satisfaction, nombre d’apprenants, taux de réussite). Chaque indicateur doit être évaluable.
- Indicateur 26 : cet indicateur vous demande de mobiliser les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.
Les indicateurs Qualiopi qui posent des difficultés moindres
- Indicateur 12 : écrire et de mettre en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.
- Indicateur 22 : entretenir et développer les compétences des salariés, adaptées aux prestations délivrées. Un plan de développement de compétences des salariés aura été établi tout en ayant pris en considération auparavant leurs besoins.
- Indicateur 24 : réaliser une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans les secteurs d’intervention. Il appelle à en tirer des enseignements pour que de nouvelles pratiques émergent.
- Indicateur 30 : recueillir les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées. Couramment seules les appréciations des apprenants sont collectées, il convient de ne pas oublier les autres parties prenantes.
- Indicateur 32 : mettre en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations. Vous devez donc mettre en place des actions concrètes d’amélioration suite à vos analyses.
Quelles sont les autres difficultés à prévoir ?
- Toutes les formations de l’organisme certifié doivent suivre le processus Qualiopi, quels que soient les clients, les apprenants, les intervenants et les financements prévus.
- L’organisme doit absolument tracer toutes les actions qu’il a entreprises pour démontrer, lors de son audit de surveillance, qu’il a bien « fait ce qu’il a dit ».
- Une des difficultés est de recueillir les réponses des apprenants aux questionnaires (positionnement, acquis, évaluation…). Les pratiques habituelles basées sur les mails avec fichier pdf vierge à imprimer, remplir, scanner puis renvoyer par mail montrent leurs limites, en plus de leur impact sur nos forêts ;).
Les réponses plus adaptées passent par un contact direct avec chaque apprenant, par son mail a minima, ce qui n’est pas évident, les clients-employeurs préférant souvent centraliser les inscriptions de tous leurs salariés sur un responsable de formation qui s’occupe de tout … mais ne peut pas répondre à leur place; et la possibilité pour chaque apprenant d’y répondre en ligne et au bon moment, avant, pendant et après chaque session.
Qu’est-ce qu’un bon accompagnement Qualiopi
A/ Un accompagnement Qualiopi pensé pour toutes les parties prenantes
- L’organisme de formation
- L’intervenant, interne ou externe
- Le client
- L’apprenant
B/ Un accompagnement Qualiopi décliné pour chaque moment de la formation
- Avant la session de formation, l’organisme de formation doit effectuer des interviews et un cadrage du besoin. De même le bénéficiaire doit s’inscrire en ligne et le client donneur d’ordre doit valider le plan de formation
- Pendant la session de formation, l’intervenant doit diffuser les supports pédagogiques le bénéficiaire doit émarger la feuille de présence
- Après la session de formation, l’organisme de formation doit établir un tableau de bord (taux de réussite, taux de participation). Le client donneur d’ordre doit procéder à un retour d’expérience et renseigner un questionnaire de satisfaction.
C/ Un accompagnement Qualiopi avec un livrable opérationnel
Le livrable d’un bon accompagnement doit aller au-delà de classeurs compilant les bonnes pratiques. Notre accompagnement intègre l’initialisation de l’instance KXO pour l’organisme accompagné, avec les champs personnalisés, les modèles de documents, de questionnaires et de mails, et sa mise en oeuvre sur une session pilote. C’est 100% opérationnel et réutilisable.
Plus de détails sur notre accompagnement Qualiopi sur https://www.kxo-solutions.com/qualiopi/
KXO Solution Formation
KXO Solution Formation est un logiciel pensé par des formateurs pour les professionnels de la formation et se présente comme un véritable partenaire dans votre démarche qualité.
Vous pourrez découvrir comment l’outil vous accompagne, critère par critère, indicateur par indicateur, dans l’amélioration de la performance de vos processus internes tout en restant conforme aux exigences QUALIOPI.
