La validation des acquis de l’expérience (VAE) est un processus permettant à toute personne de faire valider ses acquis professionnels afin d’obtenir une certification professionnelle.
Ce dispositif est accessible aux salariés du secteur privé, aux bénévoles et aux demandeurs d’emploi, dans le but de faire reconnaître leurs compétences acquises tout au long de leur parcours professionnel.
Cependant, le parcours VAE est un peu complexe et chronophage, tant pour les candidats que pour les organismes accompagnateurs. Maintenant, avec l’utilisation d’un logiciel de formation, la procédure s’est transformée en un parcours plus fluide, plus structuré et plus efficace.
Alors, comment cet outil peut-il simplifier la gestion de la VAE ? C’est ce que vous allez découvrir dans cet article.
Quel est le rôle de l’organisme de formation dans l’accompagnement à la VAE ?
L’accompagnement VAE proposé par les centres de formation consiste à guider les candidats dans la constitution de leur dossier de validation, en particulier le livret 2, souvent jugé assez complexe. Leur soutien consiste à :
- Identifier et formuler les compétences acquises au cours de son expérience professionnelle,
- Se référer précisément au référentiel d’activités lié à la certification visée,
- Et regrouper des preuves tangibles (rapports, notes, attestations, etc.).
Le logiciel de formation : un allié stratégique pour gérer la VAE
Un logiciel de gestion de formation est un outil puissant, qui permet aux organismes de formation professionnelle de centraliser, automatiser, et simplifier l’ensemble du processus VAE. Voici ses principaux avantages :
Un suivi individualisé des candidats
En tant que centre de formation professionnelle, disposer d’un logiciel de gestion spécialisé dans la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) permet de simplifier le parcours des candidats et de mieux les accompagner.
Grâce à un espace personnel sécurisé, chaque candidat peut insérer, structurer et regrouper l’ensemble de ses pièces justificatives, notamment pour constituer le dossier de recevabilité (ou livret 1). Une fois la recevabilité accordée par l’organisme certificateur, le candidat accède alors au livret 2, dans lequel il doit détailler ses expériences professionnelles et démontrer ses compétences à l’aide de preuves concrètes, en vue de sa présentation devant le jury.
Ce type de logiciel favorise également les échanges fluides avec l’accompagnateur, renforce la compréhension du processus et augmente les chances de réussite à la certification.
À la fin du processus VAE, le jury de certification délivre une validation totale, partielle ou un refus de Validation des Acquis de l’Expérience des candidats.
Automatisation des tâches administratives
La gestion de dossiers VAE implique une charge administrative importante, aussi bien pour le candidat que pour l’organisme de formation : gestion des échéances, envoi des documents, suivi des livrables, relances, traçabilité des échanges, etc.
Un logiciel de formation permet d’automatiser ces tâches répétitives et chronophages, ce qui représente un gain de temps précieux pour les équipes pédagogiques.
Il peut inclure des fonctionnalités de :
- Envoi automatique de rappels (échéances à venir, livret à compléter, pièces à fournir),
- Générer de façon instantanée des documents types tels que les conventions de formation, les contrats, les attestations, ou encore les modèles de livrets,
- Notification automatique à l’accompagnateur en cas de nouvelle action du candidat,
- Suivi du statut du dossier en temps réel, accessible à tous les intervenants,
- Ainsi que des tableaux de bord pour une vision complète des résultats de questionnaires d’évaluation et de bilans pédagogiques.
Grâce à ces fonctionnalités, les équipes peuvent se concentrer sur l’accompagnement des candidats plutôt que sur des tâches administratives, tout en sécurisant la gestion des parcours.
Traçabilité et conformité règlementaire
Dans un contexte réglementaire de plus en plus exigeant, les centres de formation doivent redoubler d’efforts en vue de démontrer la qualité de leurs processus et de leurs accompagnements tout au long du parcours VAE.
L’acquisition d’un logiciel de formation devient alors une nécessité pour garantir une meilleure traçabilité et conformité aux exigences règlementaires, notamment celles du référentiel de la certification QUALIOPI. Parmi ces exigences :
- La personnalisation de l’accompagnement,
- Le suivi de la progression des candidats,
- La collecte des pièces justificatives,
- Et la gestion des non-conformités et des améliorations continues.
Conclusion
Disposer d’un logiciel de formation est devenu un levier stratégique pour les organismes de formation. Cet outil permet non seulement de simplifier et de structurer les parcours VAE, mais aussi d’automatiser les tâches administratives chronophages, faisant ainsi gagner du temps aussi bien aux mentors VAE qu’aux candidats.
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