L’organisation d’événements associatifs peut parfois s’avérer chronophage. De la gestion des bénévoles à la gestion du budget en passant par le démarchage des sponsors et l’envoi des invitations, cela peut vite devenir une source de stress pour les membres de votre association.
Dans cet article, nous allons vous présenter nos conseils et les outils numériques les plus pertinents pour planifier votre prochain événement sereinement.
Un aperçu sur les types d'événements d'associations
Les associations peuvent organiser une grande variété d’événements, selon leurs missions, leur taille et leurs objectifs :
Par exemple :
- Une association caritative peut organiser un gala de charité, une vente aux enchères, un concert solidaire. ou une kermesse afin de fédérer ses adhérents et collecter des dons.
- Une association sportive à but non lucratif peut organiser un événement sportif tel qu’un tournoi ou une compétition amicale dans le but de promouvoir l’activité physique, l’esprit d’équipe et le dépassement de soi.
- Une association culturelle peut participer à des fêtes nationales ou créer des festivités culturelles telles qu’un festival de musique, des spectacles ou des expositions en alliant divertissement et engagement associatif.
- Une association d’utilité publique comme la Croix-Rouge française ou les Restos du cœur peuvent organiser un repas associatif ou des actions de bénévolat collectifs afin de renforcer le lien social et venir en aide aux plus démunis.
Quelle que soit la nature de votre événement, sa réussite repose sur une planification rigoureuse.
Notez bien que si vous souhaitez faire un événement sur la place publique, il est indispensable de faire une déclaration préalable auprès des autorités compétentes.
Les étapes essentielles pour organiser un événement associatif
L’organisation d’un événement requiert du temps, de l’énergie et une bonne planification. En 6 étapes, voici comment réussir votre évènement efficacement et sans stress :
1- Définissez l'objectif de votre événement
Souhaitez-vous :
- renforcer votre visibilité ?
- fédérer vos membres ?
- sensibiliser le public et attirer de nouveaux adhérents ?
- ou contribuer au financement de la structure grâce à une collecte de fonds ?
Veillez à définir clairement le but de votre projet afin d’éviter les incompréhensions et de renforcer la cohésion de vos adhérents.
Une fois cette étape franchie, vous pourrez choisir le type d’événement, le public cible, les supports de communication, et les indicateurs de performance.
2- Créez un rétroplanning
Élaborez un planning bien structuré avec toutes les étapes clés :
- réservation du lieu, du matériel et de la logistique,
- mise en place d’un système de billetterie en ligne
- répartition des missions et définition des échéances,
- gestion des formalités administratives (déclaration Sacem, demandes d’autorisation, la tenue d’un registre des incidents, pass sanitaire, etc.).
Un logiciel de gestion associative peut grandement faciliter la création et le suivi de ce rétroplanning.
3- Coordonnez vos bénévoles et partenaires
L’organisation d’un événement est un moyen efficace pour renforcer la cohésion entre vos membres.
Le plus grand défi réside souvent dans la gestion et la coordination des bénévoles. Entre l’envoi des invitations, les briefings, le partage de documents, et la vérification du planning de chaque bénévole, le travail peut vite devenir chronophage.
La solution pour mieux s’organiser et gagner du temps, c’est d’automatiser ces tâches via un logiciel de gestion associative, tel que celui proposé par KXO Solutions : de la collecte de données à l’automatisation des tâches, en passant par les campagnes de mails et le suivi des engagements, KXO vous aide à créer des relations solides et durables avec vos membres, renforçant ainsi l’impact et la performance de votre association !
4- Misez sur une communication multicanale
La communication est certainement l’axe le plus intéressant dans la promotion d’un évènement important. De préférence, optez pour une stratégie multicanale : distribution de flyers, affichage urbain, campagne e-mailing automatisée, publications sur les réseaux sociaux, etc. Cette approche vous permettra d’attirer un maximum de participants, de renforcer votre notoriété, et de booster votre opération de collecte de fonds.
5- Assurez une transparence financière irréprochable
La transparence financière est la base essentielle pour toute structure associative. Elle garantit un suivi rigoureux des opérations de collectes de dons et une gestion efficace de votre budget.
Dans cette optique, l’utilisation d’un logiciel de gestion associative devient indispensable pour suivre : les entrées et les sorties de fonds, enregistrer les dépenses par catégorie, et gérer les dons en ligne en toute sécurité.
6- Suivez votre campagne en temps réel
Un outil de gestion automatisé vous offre la possibilité de centraliser toutes vos données et d’analyser vos indicateurs de performances sur une seule interface grâce à des tableaux de bord dynamiques et personnalisables. Vous pourrez ainsi suivre l’évolution des inscriptions à vos évènements festifs, la collecte des fonds, ainsi que la gestion de votre budget tout au long de votre campagne en temps réel.
Conclusion
Comme vous avez pu le constater, organiser un évènement associatif sans stress, c’est bien possible ! Il suffirait de miser sur une planification rigoureuse, une équipe coordonnée, une communication efficace et de disposer d’un logiciel de gestion automatisé pour piloter votre projet pertinemment et sereinement.
Dans cette optique, KXO Solutions met à votre disposition un logiciel complet et intuitif spécialement dédié aux associations. Il vous permet de :
- planifier vos événements en quelques clics,
- coordonner vos bénévoles,
- automatiser vos communications,
- suivre votre budget en temps réel.