Obtenir la certification Qualiopi est aujourd’hui un enjeu majeur pour tout organisme de formation professionnelle souhaitant accéder aux fonds publics et garantir la qualité de ses prestations. Le processus Qualiopi étant très rigoureux, constitue un vrai défi organisationnel pour les centres de formation qui doivent non seulement assurer une bonne gestion administrative de leur activité, mais aussi être en mesure de présenter des preuves concrètes lors de l’audit de certification.
Dans ce contexte, s’équiper d’un logiciel de gestion de formation devient un choix stratégique. Il facilite la génération des documents administratifs, assure un meilleur suivi commercial, automatise la création des enquêtes de satisfaction clients et répond efficacement aux exigences réglementaires du référentiel Qualiopi.
Dans cet article, nous allons présenter les exigences Qualiopi applicables aux organismes de formation et expliquer comment un outil de gestion permet de s’y conformer efficacement.
Certification Qualiopi : quelles exigences pour les centres de formation ?
Le référentiel Qualiopi repose sur 32 indicateurs obligatoires classés en fonction du type de formation (actions de formation, bilans de compétences, VAE…) et qui concernent toute l’activité de l’organisme de formation : information du public, accompagnement des apprenants, programmes de formation, compétences de l’équipe pédagogique, évaluation du taux de satisfaction des apprenants, veille règlementaire et mise en place d’une démarche d’amélioration continue.
Depuis les dernières mises à jour du guide de lecture (notamment la version 9 applicable en 2025), chaque indicateur doit être documenté. Les auditeurs Qualiopi ne se contentent plus de vérifier la présence de documents : ils évaluent également leur traçabilité, leur mise à jour, leur lien avec les actions menées. Les preuves doivent être organisées, datées, facilement accessibles. Sans une méthode rigoureuse, le risque de non-conformité augmente.
Le rôle stratégique d'un logiciel de gestion de formation
Face à la complexité du processus de certification Qualiopi, opter pour un logiciel de gestion de formation constitue un levier puissant pour simplifier votre gestion administrative et commerciale, répondre aux attentes des apprenants et garantir votre conformité au référentiel.
Concrètement, un tel outil vous permet de :
- Centraliser toutes les informations liées à la gestion des formations, à la progression des apprenants et aux financeurs dans une base de données unique,
- Générer automatiquement les documents administratifs requis (convention de formation, feuilles d’émargement, convocations, certification professionnelle, signature électronique…).
- Mettre à disposition des éléments de preuve pour l’audit,
- Suivre en temps réel l’avancement des sessions de formation, les retours d’évaluation et les plans d’action, et l’atteinte des objectifs par le biais de tableaux de bord intuitifs,
- Automatiser les tâches administratives pour se concentrer sur le pilotage pédagogique,
- Renforcer la relation de confiance avec les financeurs, en leur fournissant des indicateurs fiables sur l’efficacité et la performance de la formation.
Comment préparer les preuves Qualiopi à l'aide d'outils de gestion ?
Les centres de formation doivent opter pour un outil complet et bien paramétré qui leur permet de présenter rapidement et efficacement les preuves demandées lors d’un audit initial ou de certification, telles que :
- Des contenus de formation mis à jour (indicateur 1)
- les résultats des entretiens de positionnement (indicateur 8)
- les évaluations des acquis des stagiaires en fin de parcours de formation (indicateur 11)
- les certifications professionnelles à délivrer aux stagiaires
- les résultats des questionnaires de satisfaction (indicateur 30)
- les plans d’actions correctives suite à des réclamations (indicateur 32)
Que doit inclure un logiciel de gestion compatible Qualiopi ?
Pour pouvoir répondre aux exigences Qualiopi et présenter les preuves de conformité nécessaires lors d’un audit, le logiciel de formation doit inclure les fonctionnalités suivantes :
- signature électronique des documents,
- feuilles d’émargement digitales,
- archivage de documents sécurisé,
- tableaux de bord intuitifs,
- modules d’évaluation paramétrables,
- gestion des plannings, des salles, des ressources,
- intégration avec un LMS ( Learning Management System), un CRM ou un outil de facturation avec paiement en ligne,
- et une checklist des indicateurs Qualiopi intégrée.
En centralisant ces fonctionnalités clés, un logiciel de gestion de formation devient un véritable allié au quotidien.
Pourquoi choisir le logiciel KXO pour votre démarche Qualiopi ?
Chez KXO Solutions, nous avons conçu notre logiciel de gestion de formation qui répond aux enjeux Qualiopi. Notre mission : vous faire gagner du temps, garantir votre conformité réglementaire et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel.
Avec KXO, vous pourrez :
- Accéder à une interface claire et intuitive, même pour les non-initiés,
- Suivre votre catalogue de formation,
- Générer des documents automatiquement selon les exigences du référentiel,
- Suivre les indicateurs Qualiopi en temps réel,
- Bénéficier d’une équipe de support experte du domaine de la formation professionnelle,
- Synchroniser facilement vos outils existants (CRM, facturation, plateforme e-learning) avec notre solution de gestion.
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Conclusion
En résumé, un logiciel de gestion de formation est un investissement stratégique pour les organismes de formation souhaitant mettre en œuvre une démarche qualité répondant aux exigences de la certification Qualiopi. Grâce à ses multiples fonctionnalités, il permet non seulement d’assurer la conformité, mais aussi d’améliorer la qualité des formations offertes, tout en facilitant l’accès à des financements publics ou privés, dans un cadre réglementaire en constante évolution.
KXO vous accompagne dans cette démarche en vous proposant un outil à la fois complet, conforme, intuitif et spécialement pensé pour les organismes de formation.
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