Pour les organismes de formation, un bon logiciel de formation sera celui qui leur permettra de simplifier leur gestion commerciale et administrative pour leur permettre de se concentrer davantage sur la production de leurs formations et sur la prospection commerciale.

Ce logiciel de gestion pour centre de formation doit simplifier l’administratif de l’organisme de formation :

· en envoyant les questionnaires aux bons participants et au bon moment et en relançant ceux qui n’y ont pas répondu,
· en mettant à disposition des clients les conventions, les feuilles d’émargement et les factures, téléchargeables à tout moment,
· en génèrant la facture au bon format avec les bons critères de tarification, et en relancant les clients pour chaque facture impayée.

Personnalisable, ce logiciel doit s’adapter aux besoins de l’organisme de formation avec des fonctionnalités adaptées :

· des modèles de présentation de formations dans leur catalogue,
· des choix d’organisation pour le déroulé des sessions,
· des modèles de documents avec logo, et charte graphique et éditoriale,
· des questionnaires permettant une amélioration continue des formations,
· des modèles de mails personnalisés pour s’adresser spécifiquement aux apprenants, aux formateurs, à l’organisme de formation, au client,
· des champs personnalisés dans le CRM pour qualifier les contacts et clients et mieux les cibler en prospection et en communication,

Le meilleur logiciel de gestion de formation vous fournira indicateurs de pilotage et critères d’analyse de votre activité, afin de favoriser le développement de votre organisme de formation
· la plateforme sera accessible en ligne à toutes vos parties prenantes, 24h/24, 7j/7, à partir d’un ordinateur, d’un téléphone ou d’une tablette,
· il disposera d’un catalogue public et de formations ciblées,
· des modules pédagogiques pourront être adressés en présentiel ou en distanciel, de façon synchrone ou asynchrone, selon les souhaits des apprenants,
· il intégrera un taux de remplissage de vos sessions pour anticiper les actions correctrices possibles,
· avec la facturation au plus tôt de vos formations, ce qui est la meilleure façon de sécuriser les participations, 

4 fonctionnalités essentiels sont à considérer, souvent absentes dans les logiciels de gestion :

1. présenter des espaces dédiés : aux clients, aux apprenants, aux intervenants, aux organismes de formations avec accès paramétré aux seules actions et informations autorisées
2. automatiser toutes les tâches qui peuvent l’être : processus Qualiopi, envoi des questionnaires, gestion des documents, envoi des courriels de confirmation, convocation,
3. inclure un processus client complet, sur les aspects commerciaux, opérationnels et administratifs, depuis la genèse de la demande de formation jusqu’à son évaluation post-formation
4. offrir des tableaux de bord de suivi personnalisés permettant de piloter l’activité de l’organisme de formation au travers des indicateurs de l’organisme de formation.

Il est tentant de considérer un logiciel de gestion gratuit. A cela, rien d’impossible mais sachez qu’il vous faudra du temps, de la technique et accepter de faire des concessions.

Concernant le temps, ce dernier sera celui de l’apprentissage sur le mode learn-it-yourself, il est effectivement entendu qu’un logiciel gratuit ne dispose pas d’accompagnement dédié.

Concernant la technique, il vous faudra certaines compétences concevoir, créer, administrer vos formations sur une plateforme à maitriser

Concernant les concessions à faire, sachez qu’il vous faudra parfois composer avec des modèles non personnalisables, des qualités de vidéo discutables, voire pixelisées, peu d’accompagnement, évidemment pas de SAV, des bannières publicitaires, un mode mobile parfois inexistant.

Encore une fois, rien d’impossible, et pourquoi pas dès lors qu’on en accepte les limites. Un investissement vers KXO Solution Formation et son équipe dédiée est un choix solide.

Un LMS (Learning Management System) est un logiciel de gestion de la formation.

Il permet aux apprenants de suivre des formations en ligne et aux formateurs de préparer et d’animer leurs formations. Les administrateurs du LMS vont gérer les utilisateurs, mettre en ligne de nouvelles fonctionnalités, administrer la plateforme et suivre un ensemble de données statistiques.

On peut distinguer 2 types de LMS – d’une part, les plateformes propriétaires développées par des éditeurs de logiciels, commercialisées sous forme de loyers mensuels avec le mode SaaS (Software as a Service), d’autre part, les plateformes Open-Source gérées par la communauté des utilisateurs, accessibles gratuitement, les coûts de fonctionnement étant liés à l’hébergement et à la gestion de la plateforme.

Vous aurez compris que KXO se situe dans la catégorie des éditeurs de logiciel avec mode SaaS.

1- Quels sont vos besoins pédagogiques en termes de formation ?
2- Quelles sont vos souhaits en termes d’ergonomie ?
3- Prévoyez-vous des évolutions techniques ?
4– Quel est le type de reporting dont vous aurez besoin ?
5– Comment se déroulera le déploiement de votre LMS auprès de son audience ?
6- Quel sera le coût total pour les utilisateurs ?

Si vous souhaitez plus d’information sur les plateformes de formation en ligne, consultez notre page dédiée.